12 phong cách làm việc hiệu quả của người Nhật – Phần 1

Item: 12 phong cách làm việc hiệu quả của người Nhật - Phần 1
Rating: 5
Author: Nguyễn Thanh Thanh

12 phong cách làm việc hiệu quả của người Nhật - Phần 1

Bạn đang cảm thấy không có động lực học tập? Hay bạn đang tìm cách để quản lý thời gian của mình tốt hơn?

Đây chính là một trong những vấn đề phổ biến mà các chuyên gia cũng như sinh viên từ khắp nơi trên thế giới đã và đang phải đối mặt. Vì thế, sẽ thật khôn ngoan nếu bạn học hỏi được cách mà mọi người từ các quốc gia khác đã giải quyết những vấn đề ấy như thế nào.

Vậy còn nơi nào tốt hơn để học hỏi được cách học tập và làm việc trở nên hiệu quả hơn là từ một trong 10 cường quốc kinh tế hàng đầu thế giới, Nhật Bản?

Nhật Bản được biết đến không chỉ về các vẻ đẹp văn hóa đặc sắc, mà đây còn là một quốc gia dẫn đầu trong các tiêu chuẩn toàn cầu về chất lượng, độ chính xác và đạo đức làm việc. Nếu có bất kỳ quốc gia nào biết một hoặc hai điều về cách làm việc hiệu quả hơn, thì đó chính là đất nước mặt trời mọc. Họ được biết đến là người có văn hóa cống hiến cho công việc cho dù đó là trong môi trường công ty hay học thuật.

1. Sử dụng bảng Kanban

Bảng Kanban, theo thuật ngữ dịch từ tiếng Nhật là “Phương pháp quản lý công việc Kanban”, có nghĩa là “bảng thông tin”, một công cụ trực quan hóa quy trình làm việc, được thiết kế để giúp mang lại sự rõ ràng cho quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả bằng cách hạn chế công việc dở dang, giúp chủ động cách thức công việc diễn ra cũng như kiểm soát từng lưu lượng thông tin phát triển chặt chẽ.

Một bảng Kanban cá nhân bao gồm 3 cột rõ ràng: To Do (Cần làm), Doing (Đang làm) và Done (Đã làm). Mỗi cột như vậy lại bao gồm nhiều công việc được viết trên một thẻ và được xếp theo tình trạng công việc đó. Với mức độ hiển thị minh bạch, bạn sẽ nhanh chóng xác định các giai đoạn công việc có vấn đề và bằng cách cải thiện các giai đoạn đó, các nhóm công việc còn lại của bạn sẽ được quản lý và vận hành trơn tru hơn.

2. Có một thói quen buổi sáng

Khoảng thời gian trước khi bạn bắt tay vào công việc có thể được biến thành một bước đầu quan trọng để thiết lập tâm trí sảng khoái cho ngày dài phía trước. Mọi người thường thức dậy với cảm giác căng thẳng về ngày làm việc của mình trước khi ăn sáng. Điều này tạo ra một vần điệu ảm đạm và bực bội đầu tiên trong ngày. Mặc dù chúng ta không thể kiểm soát cảm xúc của mình, nhưng chúng ta có thể kiểm soát những hành động có khả năng mang lại cảm xúc tích cực.

Có một thói quen buổi sáng là điều mà chuyên gia dọn dẹp người Nhật Bản Marie Kondo ủng hộ. Nó có thể bao gồm viết nhật ký, đi dạo hoặc chạy bộ, đọc sách, thậm chí có thể là dọn dẹp phòng của bạn. Thực hiện những hoạt động này sẽ giúp bạn cảm thấy tốt hơn cũng như tiếp thêm năng lượng để bắt đầu một ngày mới.

3. Dọn dẹp không gian của bạn

Trạng thái tâm trí hiện tại của bạn sẽ ảnh hưởng đến môi trường của bạn và ngược lại. Khi bạn có một chiếc bàn với giấy tờ, bút, sổ ghi chép, kẹp giấy, bút dạ nằm xung quanh, đó là một biểu hiện cho tâm trí lộn xộn của bạn.

Khi bạn dành một chút thời gian để sắp xếp tài liệu vào đúng khu vực của chúng, điều đó không chỉ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn mà còn giúp đầu óc bạn minh mẫn hơn, dù chỉ một chút. Cố gắng dọn dẹp bàn làm việc của bạn ít nhất một lần một tuần như một cách để thiết lập lại và giải tỏa tâm trí của bạn.

4. Xem lại ghi chú của bạn

Ghi chú có thể mang lại hiệu quả — nhưng không phải lúc nào cũng như vậy. Chúng ta không nên ghi chép để ghi nhớ điều gì đó trong một thời điểm – chúng ta nên ghi chú để ghi nhớ nó trong tương lai.

Ghi chú có ích gì nếu bạn không thể quay lại xem và ghi nhớ chúng?

Sau khi gặp người hướng dẫn của bạn, hãy dành vài phút để xem lại ghi chú của bạn trước khi rời khỏi phòng, hoặc thậm chí vào cuối ngày. Mặc dù đây có vẻ như một điều mới mẻ, nhưng nó sẽ giúp bạn cải thiện trí nhớ, khiến bạn nhớ và hiểu chủ đề sâu hơn nữa.

5. Luôn phấn đấu vì chất lượng

Người Nhật luôn coi trọng sự nỗ lực, cống hiến bằng tất cả niềm vui và sự tôn kính. Khi bạn không nỗ lực hết mình thì cũng chính là lúc bạn đang bán rẻ chính khả năng của mình. Có thể hiểu được rằng một số học sinh có thể không cảm thấy đam mê với một môn học nào đó hơn những môn học khác. Nếu bạn thiên về văn học hơn, thì việc dành thời gian cho các khái niệm toán học có thể là một sự lãng phí thời gian. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là bạn không thể nỗ lực hết mình. Ngay cả khi bạn thất bại, miễn là bạn biết mình đã cố gắng làm hết sức mình, điều đó sẽ giúp bạn cảm thấy mãn nguyện — trong trường học cũng như trong cuộc sống.

6. Quản lý thời gian bằng ‘Time Blocking’

‘Time Blocking’ là cách thực hiện, đúng như tên gọi, chặn thời gian trong ngày để tập trung vào một nhiệm vụ duy nhất, cho dù đó là hoàn thành một bài đọc, tiếp tục viết một bài báo hay họp nhóm cho một dự án.

Nguyên tắc của Time Blocking là chỉ giải quyết một việc duy nhất trong khung thời gian nhất định. Nếu to-do list cho bạn biết những gì mình cần làm, Time Blocking sẽ cụ thể hóa thời gian giải quyết công việc đó. Đây là phương pháp lập kế hoạch và ấn định thời gian cho từng đầu việc, từ đó tạo áp lực phải hoàn thành công việc đúng hạn.