10 quy tắc ứng xử trong kinh doanh của người Nhật (Phần 2)

Có một danh sách dài những điều nên và không nên làm khi nói đến quy tắc ứng xử trong kinh doanh ở Nhật Bản, vì vậy để đơn giản hóa nó, chúng tôi đã tổng hợp 10 cách cư xử kinh doanh phổ biến mà bạn có thể gặp phải.

Gõ cửa 3 lần

Trước khi vào phòng, hãy gõ cửa ba lần. Tại sao nhân viên văn phòng Nhật gõ cửa ba thay vì hai? Bởi lẽ thông thường quy định rằng gõ hai lần là để kiểm tra xem buồng vệ sinh có người hay không.

Để danh thiếp của đối tác lên trên bàn

Danh thiếp của người Nhật có toàn bộ hệ thống nghi thức riêng. Một trong những điểm khó khăn nhất để làm đúng là sau khi nhận được danh thiếp của ai đó, bạn không nên vội nhét chúng vào ngăn đựng thẻ hoặc cặp tài liệu của mình. Điều đó sẽ cho thấy rằng bạn đang gạt bỏ danh tính của người đó thay vì dành cho họ sự tôn trọng xứng đáng.

Mặt khác, việc để tấm danh thiếp trên bàn trong suốt cuộc họp cũng là một hành động thô lỗ, vì nó ám chỉ rằng bạn đã hoàn toàn quên mất tấm danh thiếp. Vì vậy, điều quan trọng là phải cất tấm thiệp đi trước khi cuộc họp bắt đầu kết thúc và một lời khuyên phổ biến có vẻ là hãy sắp xếp thời gian của bạn phù hợp với thời gian của đối tác, nhưng điều này sẽ trở thành một chiến lược khá vô dụng khi đối phương cũng đang cố gắng làm điều tương tự.

Lời khuyên của chúng tôi là hãy để danh thiếp ở trên bàn cho đến khi cuộc họp bước vào giai đoạn nghiêm túc nhất, sau đó khéo léo cất nó vào ngăn đựng của bạn trong khi mọi người đang nhìn vào các tài liệu, các dòng ghi chú hoặc đang chăm chú làm việc khác.

Đợi đối phương nhấp một ngụm trà khi bạn cũng làm như vậy

Khi đến văn phòng khách hàng, bạn có thể sẽ được phục vụ một tách trà xanh. Thực tế, việc phục vụ trà cho khách là công việc thông thường của những nhân viên cấp dưới ở những công ty không có lễ tân tận tâm.

Tuy nhiên, mặc dù đó là một sự hiếu khách tốt đẹp, nhưng việc uống một ngụm trà ngay khi nó được đặt trước mặt bạn sẽ khiến bạn có vẻ như quan tâm đến đồ uống miễn phí hơn là công việc kinh doanh của đối tác hoặc chủ đề mà bạn đến để thảo luận. Vì vậy, theo thông lệ, bạn phải đợi cho đến khi họ nhấp một ngụm rồi mới đưa cốc của mình lên môi. Trong khi chờ đợi, hãy củng cố sự kiên nhẫn của bạn bằng cách nhớ rằng trà Nhật Bản thường được phục vụ khi còn nóng, vì vậy bạn có thể sẽ không thể uống ngay mà không bị bỏng lưỡi.

Đặt danh thiếp của bạn bên dưới danh thiếp của đối phương

Khi trao đổi danh thiếp, hãy đặt danh thiếp của bạn bên dưới danh thiếp của đối tác. Một lần nữa, logic đằng sau quy tắc này không quá khó để tuân theo, vì việc đặt thẻ của bạn phía trên thẻ của khách hàng và do đó chặn nó khỏi tầm nhìn của bạn, sẽ khiến bạn có vẻ như thẻ của họ không quan trọng đối với bạn.

Điều gì xảy ra khi cả hai người đều cố gắng đặt thẻ của mình ở phía dưới? Bạn sẽ vô tình tham gia một cuộc thi lấp lửng về danh thiếp đầy ngẫu hứng. Vì vậy, chúng tôi khuyên bạn nên thử đặt thẻ của mình xuống dưới cùng ba lần và nếu đối tác của bạn không chịu nhượng bộ, hãy nhận thẻ của họ ở trên cùng.

Cúi đầu cho đến khi cửa thang máy đóng hoàn toàn

Tại các cửa hàng sang trọng ở Nhật Bản, nhân viên thường tiễn khách hàng ra ngoài sau khi tính tiền mua hàng. Có một phong tục tương tự trong các tình huống giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp, nhưng nếu văn phòng của bạn ở trên tầng 15 của một tòa nhà chọc trời, bạn sẽ đi cùng khách đến thang máy thay vì cửa trước.

Thay vì để họ đứng đó một mình, các bạn phải đợi cùng nhau cho đến khi thang máy đến trước khi nói lời tạm biệt, kết thúc bằng một cái cúi đầu sâu sắc và đầy tôn trọng. Nhưng vì bạn muốn đó là ấn tượng cuối cùng mà bạn để lại cho khách hàng, nên bạn phải tiếp tục cúi chào cho đến khi họ bước vào thang máy và cửa đóng lại.

Một lần nữa, logic đằng sau việc thực hiện mọi việc theo cách này khá hợp lý, nhưng vấn đề là đánh giá chính xác thời điểm nên bắt đầu. Quá muộn, bạn sẽ không đạt được góc hông thích hợp để truyền tải sự tôn trọng phù hợp. Quá sớm, bạn sẽ rơi vào tư thế không thoải mái trong khi đối tác của bạn có thể nhìn thấy đỉnh đầu của bạn một cách khó xử.

Sau một khoảng thời gian công tác, hầu hết mọi người đều học cách canh thời gian chuẩn để thực hiện quy tắc này.