Giao tiếp ngôn ngữ & phi ngôn ngữ của người Nhật trong kinh doanh

Item: Giao tiếp ngôn ngữ & phi ngôn ngữ của người Nhật trong kinh doanh
Author: Nguyễn Thanh Thanh

Khi nói đến kinh doanh, Nhật Bản có cách giao tiếp rất khác so với nhiều quốc gia phương Tây; và những người không tính đến sự khác biệt đó thường cảm thấy lạc lõng trong cuộc trò chuyện hoặc thậm chí vô tình xúc phạm những người họ đang nói chuyện cùng.

Để giúp bạn vượt qua những khó khăn khi làm việc tại Nhật Bản, dưới đây là một số điểm quan trọng về nghi thức bạn nên nhớ trước cuộc họp quan trọng tiếp theo.

Nghệ thuật đọc không khí: "Kuuki wo yomu"

Việc có khả năng “đọc không khí” là một kỹ năng vô giá trong tất cả mọi khía cạnh giao tiếp của người Nhật, nhất là trong kinh doanh. Kuuki wo yomu, hoặc đọc không khí, là một phần không thể nhầm lẫn của văn hóa Nhật Bản. Trong khi người phương Tây thường nói về việc xem phòng, thì cách tiếp cận của người Nhật lại tinh tế và cảnh giác hơn nhiều. Xã hội Nhật Bản coi trọng tư duy tập thể và hòa hợp xã hội, vì vậy một người thành công về mặt xã hội ở Nhật luôn suy nghĩ về cách họ hòa nhập với nhóm hơn là thành công cá nhân họ.

Điều này có nghĩa là phải luôn chú ý đến cách mà người khác phản ứng và hành động bắt chước ngôn ngữ cơ thể là một cách tuyệt vời để bắt đầu luyện tập đọc không khí. Hãy quan sát kỹ cách những người lãnh đạo của một phòng đang trình bày, và bạn sẽ bắt đầu thấy mọi người tự điều chỉnh bản thân một cách tinh tế để phù hợp với tình huống hiện tại.

Cách đọc không khí này đôi khi có thể bị người phương Tây coi là mơ hồ hoặc gián tiếp, nhưng điều quan trọng cần nhớ là đây đơn giản chỉ là cách mà người Nhật làm việc cùng nhau – bằng cách diễn đạt mình mơ hồ, bạn ít có khả năng gây xúc phạm trong khi vẫn có thể truyền đạt ý kiến của mình.

Quy tắc phi ngôn ngữ

Các tín hiệu về ngôn ngữ cơ thể tinh tế là cơm áo gạo tiền trong xã hội Nhật Bản, đôi khi gây thất vọng cho người phương Tây (những người thường cảm thấy lúng túng trong các tình huống xã hội).

Giao tiếp bằng mắt

Ở phương Tây, việc tìm kiếm và duy trì giao tiếp bằng mắt thường là lịch sự và thậm chí có thể được hiểu là biểu tượng của tình bạn trong môi trường kinh doanh. Tuy nhiên, ở Nhật Bản, việc giao tiếp bằng mắt kéo dài có thể được coi là hành vi gây hấn, và đôi khi làm cho người Nhật cảm thấy rất khó chịu.

Tiếp xúc vật lý

Việc tiếp xúc cơ thể như ôm, hôn vào má hoặc thậm chí chạm vào khuỷu tay cũng là một điều không được chấp nhận. Mặc dù mối quan hệ bạn bè hoặc quen biết của bạn có thể trông thân thiết, nhưng những loại tiếp xúc đó có thể được coi là các hành động thân mật hơn nhiều so với những ý định của bạn. Mặc dù đồng nghiệp Nhật hoặc đối tác kinh doanh tiềm năng có thể bắt tay với bạn, nhưng có lẽ họ làm điều đó để giúp bạn cảm thấy thoải mái.

Chỉ tay

Chỉ/trỏ là một cử chỉ phổ biến ở phương Tây nhưng được coi là thô lỗ ở Nhật Bản. Nếu bạn trên 5 tuổi, bạn không nên chỉ tay – thay vào đó, việc chỉ vào điều gì đó thường được thực hiện bằng một bàn tay mở rộng, phẳng.

Trao đổi danh thiếp

Không bao giờ đặt danh thiếp bạn vừa nhận vào ví hoặc túi quần. Thay vào đó, sử dụng một hộp danh thiếp là quy tắc lịch sự, trong khi việc đặt danh thiếp vào ví hoặc túi quần của bạn tạo ấn tượng thiếu tôn trọng hoặc danh thiếp của người khác không quan trọng với bạn.

Nghe Một, Hiểu Mười: “Ichi ieba ju wakaru”

Trong kinh doanh, có một câu nói nổi tiếng ở Nhật Bản, “Nghe một, hiểu mười.” Ngôn ngữ Nhật chủ yếu đặt trách nhiệm của việc giao tiếp lên người nghe. Nếu một khách hàng Nhật nói 10% về một điều gì đó, bạn, với tư cách là người nghe, bạn được kỳ vọng có thể suy luận nhiều hơn gấp 10 lần và từ đó hiểu được quan điểm hoặc yêu cầu của người nói.

Ý tưởng nói ít nhưng hiểu nhiều được thể hiện rõ ràng trong toàn bộ nền văn hóa. Ví dụ, haiku Nhật Bản, hình thức thơ nổi tiếng nhất từ Nhật Bản, nổi tiếng với sự chắt lọc cực độ.

Đọc hiểu giữa những dòng “Không” và “Có” của Nhật Bản

Ý tưởng về sự mơ hồ nhưng lịch sự trở nên rõ ràng trong cách thực hành “Không và Có” của người Nhật. “Không” rất hiếm khi được diễn đạt trực tiếp. Nếu đặt một câu hỏi, bạn có thể nghe câu trả lời, “sore wa chotto…” (chỉ một chút thôi…) hoặc “muzukashii desu ne” (khó quá). Nói “không” một cách thẳng thừng được coi là rất thô lỗ trong văn hóa Nhật Bản, vì vậy mặc dù với tai phương Tây điều đó nghe có vẻ khả thi, nhưng hãy biết rằng những tuyên bố này cũng quyết định như một câu trả lời từ chối mạnh mẽ.

Ngoài ra, câu trả lời “có” cũng có thể gây nhầm lẫn không kém đối với người phương Tây. Văn hóa Nhật yêu cầu một sự đảm bảo liên tục và tập trung vào việc lắng nghe, vì vậy người nói thường sẽ nghe thấy một sự khẳng định liên tục. Khi một người Nhật nói “hai” (có) trong khi bạn đang nói, điều đó không có nghĩa là họ đồng ý với bạn; họ chỉ đang cho bạn thấy họ đang lắng nghe. Nếu bạn đưa ra một yêu cầu, và trong khi bạn đang nói bạn nghe thấy một lời đồng thanh “hai” nhưng yêu cầu của bạn được đáp lại bằng “sore wa chotto”, thì chắc chắn rằng yêu cầu của bạn đang bị từ chối.

Thời điểm thích hợp để bạn giảm bớt cảnh giác

Một ngoại lệ đôi khi trong việc điều hướng văn hóa kinh doanh phức tạp của Nhật Bản là khi bạn uống sau giờ làm việc — người phương Tây thường ngạc nhiên khi đồng nghiệp Nhật Bản vỗ tay thân thiện sau một ngụm rượu. Tuy nhiên, đừng mong đợi đáp lại cử chỉ đó vào sáng hôm sau; sau khi tỉnh táo, mọi thứ sẽ trở lại như thường lệ trong công việc.

Suy cho cùng, hầu hết người Nhật đều nhận thức được rằng người phương Tây có thể khó hiểu được cấu trúc xã hội của họ. Vì ngôn ngữ của họ đặt nhiều áp lực lên người nghe, nên họ thường cố gắng hiểu ý định cử chỉ của bạn, bỏ qua mọi hành vi bất lịch sự và tha thứ cho mọi hành động “vụng về” nào. Mặc dù vậy, điều quan trọng là phải cố gắng hết sức để tránh xúc phạm hoặc làm tổn thương cảm xúc của bất kỳ ai nếu có thể.

Chúng tôi hy vọng rằng hướng dẫn này đã giúp giải mã những khó khăn của văn hóa Nhật Bản trong giao tiếp kinh doanh và chỉ cho bạn cách thể hiện bản thân mình dưới góc độ tốt nhất, tích cực nhất.